Unidad 3: Planeación.

 

3. Planeación

 La planeación consiste en determinar en el presente las acciones o resultados que se esperan realizar y alcanzar en un futuro, a partir de un objetivo fijado de antemano (¿Qué se va hacer?). Aquí, se fijan un conjunto de estrategias (acciones que se consideran más adecuadas para que una empresa enfrente la competencia -muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos de la organización en las condiciones más ventajosas-) programas (planes donde se establece la secuencia de actividades para alcanzar los objetivos), procedimientos (cronología y orden de actividades para llevar a cabo un trabajo que se repite), metas (fines alcanzables en un tiempo determinado) políticas (guías para orientar la acción) y objetivos (dirección de esfuerzos para alcanzar una meta) de una organización.

3.1. Concepto e importancia de la planeación.

Según Joaquín Rodríguez y Valencia, la planeación es una función administrativa básica que suministra los medios con que los recursos humanos manejan los problemas de un ambiente complejo, dinámico y siempre constante.

De acuerdo a Agustín Reyes Ponce, la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.

De acuerdo A George R. Terry, Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados.

Deben existir en toda la organización. Son parte de los medios para alcanzar los objetivos organizacionales. Ayudan a disminuir o a evitar la duplicidad de funciones. Son guías para el personal sobre todo nuevo, pues por lo general se aplican en actividades que son de carácter repetitivo. Establecen claramente quién o qué área es la responsable. Debido a que siguen un orden cronológico, permiten seguir paso a paso la realización de cada actividad. Promueven la especialización y la eficiencia en las funciones. Ayudan al control.

 3.2. Principios de planeación.

Los principios, pueden definirse como verdades de aplicación y guías generales. Deben tomarse en cuenta y realizarse en todas las situaciones de carácter administrativo. De acuerdo con Lourdes Munch Galindo, los principios de la Planeación se pueden resumir así:

 

CONCEPTO	DEFINICIÓN
Factibilidad	Los planes que se establezcan deben ser acordes con la realidad y medio donde se van a realizar. No es válido manejar planes ambiciosos y muy optimistas que a la larga sean inoperables e inalcanzables. Cuando se diseñen los planes, debe hacerse con la plena conciencia de que pueden ser factibles, es decir, realizables.
Objetividad y cuantificación	Consiste en tomar como referencia datos estadísticos reales (porcentajes, volúmenes, etcétera) que permitan planear resultados verdaderos y cuantificables. No es correcto que se tomen datos subjetivos o especulaciones.
Flexibilidad.	Cuando se elabora un plan, es conveniente establecer con anticipación un margen de holgura, con la finalidad de que se puedan atender situaciones imprevistas y corregir o formular nuevamente un plan.
Unidad	Todo programa que se establezca dentro de la organización debe estar sujeto al plan general de la misma. En otras palabras, todos los planes deben estar coordinados e integrados y en equilibrio para poder alcanzar satisfactoriamente el objetivo general de la organización.
Del cambio de estrategias	Este principio está en función de los tiempos establecidos para el cumplimiento de los objetivos. Cuando el tiempo se ha excedido, sin tener éxito en los resultados esperados, será necesario replantear las estrategias, procedimientos, programas y presupuestos que permitan alcanzar el objetivo planteado.
Concepto e importancia de la planeación	Al hablar de modelos del Proceso Administrativo algunos autores consideran a la planeación como la primera etapa de su modelo, pero hay otros que incluyen a la previsión como parte e inicio de su modelo, por lo que vale la pena hacer una somera revisión del concepto.

 3.3. Clasificación de la planeación.

 Tipos

·         Externos. Están orientados a los servicios, es decir, a posicionar un producto o servicio agradable al cliente para así, mantenerse en el mercado.

·                     Internos. Están orientados a definir la posición que guarda la organización con respecto a la competencia a través de la definición de metas específicas para distintos empleados, individual o colectivamente. También existen objetivos internos dirigidos a satisfacer a la alta dirección (accionistas, propietarios inversionistas etc.). Aquí, es el lucro el motor que actúa como motivación, pero no es alcanzable o realizable, a menos que las necesidades de los consumidores y usuarios sean satisfechas adecuadamente.

·         A largo plazo: Llamados también objetivos estratégicos cuya duración va más allá de cinco años.

·         A mediano plazo: Considerados como objetivos tácticos, que deben estar en función del objetivo general, y que por regular son establecidos para las áreas.

·         Corto plazo: Establecidos a menos de un año y llamados operativos, al igual que los anteriores, deben estar encaminados al objetivo del área correspondiente.

 Tomando en cuenta que las empresas tienen varios objetivos simultáneamente, es necesario clasificarlos para su mejor funcionamiento. En este tema, consideramos la nomenclatura que presenta Joaquín Rodríguez Valencia en su libro Introducción a la Administración con enfoque de sistemas. 

Por su nivel jerárquico	Por su aplicación	Por su tiempo	Por su intermediación	Por su naturaleza	Por ámbito
Generales	Colectivos	A corto plazo	Mediatos	Económicos	Organizacionales
Funcionales	Individuales	A mediano plazo	Inmediatos	De servicio	Particulares
Departamentales		A largo plazo		Sociales

 

Asimismo, los objetivos pueden a su vez jerarquizarse de la forma siguiente:

·         Por su propósito socioeconómico

·         Por su misión

·         Generales de la organización

·         Generales más específicos

·         De división

·         De departamento y tema

·         Individuales

3.4. Proceso de planeación.

 De acuerdo a Joaquín Rodríguez y Valencia, las clases de procedimientos son:

ACTIVIDAD	RELACIONES	POLÍTICAS
Métodos	De coordinación	De control
Secuencia	Ámbitos         de competencia	De decisión
Comportamiento organizacional		Clases           de procedimientos
Materiales y ubicación
Formas

 Asimismo, Gómez Ceja nos dice que los procedimientos pueden ser para producir un artículo, para vender ese u otro artículo, o simplemente para realizar un trámite o prestar un servicio.

Asimismo, hay quienes confunden los procedimientos con las políticas, considérense los siguientes ejemplos para determinar sus diferencias. Por ejemplo: la política de la compañía puede otorgar vacaciones a los empleados; los procedimientos establecidos para implantar esta política se ocuparán de programar vacaciones y evitar desorden en el trabajo, establecer métodos y tarifas de pago de vacaciones, mantenimiento de registros para asegurarle a cada empleado sus vacaciones y descripción de los medios para aplicarlas.

Una compañía quizá tenga la política de embarcar pedidos con rapidez; particularmente en una empresa grande, serán necesarios procedimientos cuidadosos para asegurarse de que los pedidos se manejen de una manera específica.

Posiblemente la política de la compañía requiera que el departamento de relaciones públicas apruebe las declaraciones públicas de los empleados para implantar esta política, los gerentes deben establecer procedimientos tendientes a obtener aprobación con el mínimo de molestias y de retrasos.

3.5. Técnicas de planeación.

 De acuerdo con Munch Galindo, los métodos de planeación se dividen en tres rubros:

1.    Cuantitativos. En esta clasificación encontramos la investigación de operaciones que se apoya en los árboles de decisión, teoría de colas, redes, teoría de juegos, entre otros. Pueden ser manuales o computarizados.

2.    De ingeniería económica. Utilizan técnicas financieras como valor presente, análisis de recuperación, punto de equilibrio y tasa interna de retorno.

3.    Cualitativos (o métodos de investigación). Los más conocidos de éstos son los grupos T, tormenta de ideas, técnicas de juegos, puntos fuertes, puntos débiles, entre otros. En su mayoría, se estudian a través de casos y dramatizaciones.

·         Otras técnicas y herramientas:

·         Manuales de objetivos y políticas

·         Diagramas de flujo

·         Gráficas de Gantt

·         Ruta crítica o Método de camino crítico (CPM)

·         Técnica de Revisión y Evaluación de programas (PERT) Todas las técnicas de la planeación sirven asimismo para el control.