Unidad 5: Dirección.

 

5. Dirección

 

Como función administrativa la dirección es vital para la ejecución de las estrategias de una organización, pues a través de ella se ponen en marcha los lineamientos que se establecieron en la etapa de planeación y organización, se logran las normas de conducta más deseable en los integrantes de una entidad y se alcanza una adecuada comunicación. Sin embargo, pueden establecerse planes excelentes y tener los recursos necesarios para lograrlos, pero si las personas encargadas de dirigir a los ejecutores de dichos planes no son lo suficientemente hábiles para el manejo del personal y las diversas situaciones que se generen en el ambiente de trabajo, seguramente no se obtendrán buenos resultados; es por ello que el liderazgo, la motivación y la comunicación son funciones que el administrador debe conocer y aplicar como ejecutor de la dirección en una organización. 

5.1. Concepto e importancia de la dirección.

El autor Roberto B. Buchele dice que la dirección comprende la influencia interpersonal del administrador, a través de la cual logra que los subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. 

La dirección tiene como propósitos:

·         Establecer un correcto sistema de comunicación con y entre el personal.

·         Utilizar el liderazgo para obtener un resultado eficiente de interacción con la gente.

·         Obtener niveles eficientes de productividad, auxiliándose de la motivación y del reconocimiento de su personal.

·         Influir en el comportamiento del personal.

·         A través de la implementación de programas perfectamente supervisados, determinar buenos resultados.

·         Ejecutar de forma eficiente lo que se trazó en la planeación y la organización.

5.2. Principios de la dirección.

Los principios de la dirección se resumen a continuación de acuerdo a Lourdes

Munch Galindo.

 

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:

Para que el logro de los objetivos sea exitoso, es necesario que el personal se involucre, comprometa como equipo de trabajo y establezca relaciones armoniosas que, de algún modo, también satisfagan intereses personales. Además, cabe señalar que los propósitos de cada departamento deben estar encaminados al objetivo general.

Impersonalidad del mando:

Todo el personal debe estar en el entendido de que la autoridad y el mando son resultado de una necesidad. En este sentido, las órdenes no deben verse como arbitrarias o resultado de la voluntad de algunos jefes; todas responden al cumplimiento de los objetivos.

Supervisión directa:

Los jefes y subordinados deberán estar en constante comunicación para poder trabajar correctamente en la consecución de los objetivos, estar coordinados para la ejecución de planes y brindar apoyo para quien lo requiera.

De la vía jerárquica:

Este principio es fundamental para evitar, en lo posible, los conflictos: respetar los niveles jerárquicos en la transmisión de órdenes mantiene a la organización en armonía.

Resolución del conflicto

Los conflictos deben resolverse cuando aparecen, de lo contrario, pueden llegar a ser incontrolables y desequilibrar toda la organización. Por esto, la resolución de conflictos debe ser considerada como una necesidad de cualquier organización.

Aprovechamiento del conflicto:

Hablar de existencia de conflictos nos debe remitir a las alternativas para solucionarlos. Es importante hacer un análisis de nuevas soluciones y/o estrategias que nos permitan mejorar situaciones ya existentes.

5.3. Elementos de la dirección.

 5.3.1. Integración.

La integración comprende la función a través de la cual el empresario elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Existen ciertas reglas en las empresas, necesarias para lograr la efectividad:

-El hombre adecuado para el puesto adecuado: En otras palabras esto quiere decir que el hombre debe de poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto.

-De la provisión de elementos necesarios: A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

-Importancia de la introducción adecuada: El momento en que el elemento humano ingresa a una empresa es transcendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente de la empresa.

La integración comprende 4 etapas.

-Reclutamiento: Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.

-Selección: Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.

-Introducción o inducción: Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

-Capacitación y desarrollo: Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

  5.3.2. Motivación.

El término motivación puede abordarse desde diferentes perspectivas, dependiendo de las necesidades del individuo. Motivación es un término genérico que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

Motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos de acuerdo con los estándares o patrones esperados.

Otros términos asociados con este concepto son: motivación para realizarse (realización personal por sí mismo) y motivación por el poder (satisfacción de controlar a los demás, es decir, persuadirlos de tal manera que hagan las cosas como lo pide la dirección).

La motivación al personal es por demás un punto importantísimo en toda organización. El bienestar del personal y satisfacción (intereses personales) son condiciones sin discusión para que trabaje mejor y alcance resultados óptimos.

 5.3.3. Comunicación.

La comunicación es un proceso mediante el cual se trasmite e intercambia información –verbal, escrita, gráfica o conductual– con un grupo. Abarca desde una simple conversación hasta sistemas de información más complejos. Y su importancia radica en la vinculación que establece entre la organización y las personas

La comunicación se clasifica de la manera siguiente:

·      Formal. Fluye a través de los canales o estructuras formales de la organización (oficios, manuales, etcétera).

·         Informal. Se da a través de los grupos informales (comentarios, opiniones

etc.).

A su vez, estos tipos de comunicación pueden ser:

·         Verticales. De arriba hacia abajo (superior-subordinado).

·         Horizontales. Entre jefaturas del mismo rango (subjefe-subjefe).

·         Verbales. El mensaje se trasmite de forma oral.

·         Escritos. Mediante un documento escrito (memo, oficio, etcétera).

  5.3.4. Liderazgo.

El liderazgo es una función necesaria para toda sociedad, llámese empresa, familia, escuela o grupo de amigos. A través de la historia, hemos aprendido como el hombre se agrupó en comunidades para subsistir y llevar a cabo acciones encaminadas hacia el progreso y el bienestar común, tuvo que tomar decisiones así como coordinar esfuerzos. En este contexto, siempre han surgido individuos que se destacan por ejercer en todo momento la función de tomar decisiones y coordinar los esfuerzos en pro de un grupo social.

A estos individuos se les ha calificado como líderes. El liderazgo juega un papel de gran importancia para la dirección, pues lo que se espera de un líder es que otros lo sigan, que persuada a los demás para que adopten objetivos definidos. Del papel que pueda desempeñar un líder dependerán muchas cosas. ¿Qué los hace destacar? ¿Qué explica esa química que los identifica con las personas, con los pueblos?, ¿Qué es entonces el liderazgo?

Es el proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen en forma voluntaria y con entusiasmo para el logro de las metas del grupo.

  5.3.5. Supervisión.

La supervisión es muy valiosa, pues mediante ella se orienta la acción de los colaboradores para que realicen sus actividades de manera efectiva y puedan alcanzar los objetivos propuestos.

Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características especiales individuales en la persona que cumple esta misión. 

5.4. Proceso de toma de decisiones

Los matemáticos han propuesto una serie de pasos para solucionar un problema:

 

Diagnóstico del problema. Consiste en hacer un análisis de la situación para determinar la causa que ocasionó la desviación entre lo planeado y lo realizado.

Recolección de información sobre el problema. Para poder realizar un diagnóstico es necesario contar con información que nos de elementos para resolver un problema. Sin ella, difícilmente se podrá llevar a cabo un buen diagnóstico.

Análisis del problema. Estudio minucioso de todos los componentes para buscar alternativas de solución.

Generar alternativas. A través de diferentes técnicas, se desarrollan diferentes alternativas de solución, tantas como sean posibles.

Prueba y ajuste (Experimentación). Los encargados de tomar las decisiones, deben llevar a cabo pruebas a través de diferentes técnicas que permitan monitorear situaciones sin poner en riesgo la decisión final.

Análisis de limitaciones. Los encargados de tomar las decisiones deben hacerlo siempre considerando las restricciones que en la empresa se tengan, es decir, para tomar una decisión es necesario considerar que estas siempre deberán estar subordinadas a los objetivos de la organización, políticas, tiempo, oportunidades etcétera.

Evaluación de alternativas. Sin duda, ésta es una de las etapas más importantes para los administradores. Una vez que se buscaron los cursos alternativos (después de evaluar fortalezas y debilidades), se deben evaluar cada una de las alternativas generadas, determinar sus alcances y limitaciones, a través de una comparación entre estas y las metas que se trazaron con anterioridad, con el objeto de escoger la mejor, la más viable y acorde con la realidad. En la mayoría de los casos, se utilizan técnicas como el análisis marginal, costo- beneficio y árboles de decisiones. Asimismo la investigación de operaciones y otras técnicas matemáticas suelen ser útiles y suelen tener mucha aplicación en la Administración

Selección de una alternativa. Después de haber realizado el análisis anterior en esta etapa, se selecciona una alternativa, la alternativa más viable y se determina porque. Siempre que se decide hay que considerar los factores tiempo, costo, y objetividad de la decisión.

Toma de decisiones. Hecho el análisis correspondiente, hay que determinar la mejor alternativa para resolver el problema. Lo importante es tomar la decisión correcta.

Formulación del plan. De acuerdo al problema y a la decisión que se eligió, se debe de determinar el plan a llevar a cabo (un procedimiento, estrategia o programa).

Aplicación y control. Consiste en realizar la ejecución del plan y llevar el seguimiento de su comportamiento.