Unidad 6: Control.

 

6. Control

 

Llegamos al control como última etapa del proceso administrativo, pero recuerda que sólo para fines didácticos, pues ya vimos que éstas pueden darse de manera simultánea. En esta unidad estudiarás el control como función administrativa que permite medir el desempeño organizacional para asegurarse de que las actividades realmente se adecuaron a los planes propuestos en la etapa de planeación e identificar posibles desviaciones y corregirlas, a fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa; todo esto, con base en estándares establecidos para llevar a cabo esta etapa del proceso administrativo.

Así entonces, las medidas de control nos permiten verificar si la planeación, la organización y la dirección, están generando resultados en la consecución de los objetivos. Estas medidas de control pueden establecerse en diferentes fases del trabajo: antes (control preventivo), durante (control concurrente) y después (control posterior) de realizar las actividades. También, el control es parte importante de la administración, ya que evidencia si la organización cuenta con la estructura organizacional, el personal y la dirección adecuados; sin control no podemos verificar la situación real ni determinar si se está haciendo lo correcto. El control debe aplicarse sobre todas las actividades y personas encargadas de ejecutar planes dentro de una organización.

Como herramienta para medir y corregir el desempeño de las funciones de una organización, el control tiene como propósito ayudar a los administradores al mejor logro de los objetivos y planes, medir resultados, establecer medidas correctivas, identificar desviaciones, limitar acciones y generar información para la toma de decisiones 

6.1. Concepto e importancia del control.

Según Lourdes Münch Galindo, es la evaluación, así como medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever situaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

Los nuevos negocios se encuentran con nuevos retos cada día , como tener ventas rentables, mantener la calidad en sus productos, manejar el inventario, contar con el respaldo de una plantilla de trabajadores talentosa, etc. Las nuevas tecnologías ofrecen precisamente todo lo anterior. Pero lo mejor, es que no solo permiten gestionar el crecimiento del negocio, sino que pueden incluso ayudar a mantenerlo.

 El control administrativo con ayuda de las tecnologías empresariales y la transformación digital es importante porque:

·         Permite crear y ejecutar conocimientos relevantes sobre la forma correcta de utilizar y optimizar los recursos que están disponibles para operar una organización.

·         Otorga efectividad al esfuerzo humano.

·         Permite el crecimiento sostenible.

·         Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos operativos, especialmente los recursos humanos que son un elemento indispensable en cualquier organización y deben ser atendidos por su reflexión y posible migración a otras organizaciones.

·         Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios relevantes que mejoran el funcionamiento de las organizaciones.

·         Reduce los costos operativos.

6.2. Principios de control.

Principios del control de acuerdo a Lourdes Munch Galindo

Equilibrio	El ejercicio de la autoridad debe ser proporcional al grado de control aplicado. Es decir, al delegar la autoridad, debemos contar con las herramientas necesarias para verificar su buen funcionamiento.
De los objetivos	Los objetivos son el eje de toda organización; sin ellos, el control no existiría. No hay forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el establecimiento de objetivos: el control está en función de los objetivos.
De la oportunidad	El control debe aplicarse antes de que ocurran errores, con la finalidad de aplicar medidas correctivas oportunamente.
De las desviaciones	Todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y estudiadas de tal modo que se encuentre la situación que las originó, para evitar más errores en el futuro.
Costeabilidad	Para lograr una reducción de costo dentro del control es necesario identificar actividades y procedimientos específicos; es decir, aquellas actividades que realmente contribuyan al logro de objetivos.
De excepción	Este principio nos indica que el control debe ser aplicado preferentemente sobre las funciones y/o actividades representativas o estratégicas que colaboren al alcance de los objetivos, con la finalidad de reducir tiempos y costos.
De la función controlada	La persona que ejerce el control de una actividad no debe ser juez y parte. Es decir, no debe tener relación directa ni estar involucrado con las tareas que revisa.

6.3. Proceso de control.

El proceso de control podría establecerse de acuerdo a los siguientes pasos:

• Establecimiento de estándares. El establecimiento de estándares está en función de los objetivos o metas que se trazaron desde la planeación. La clave está en que los objetivos o metas, estén perfectamente claros, es decir, que tengan exactitud, utilidad y fecha específica o límite.

• Medición de resultados. Consiste en comparar los resultados obtenidos con los estándares o normas establecidas con anterioridad. Si el resultado que arroje dicha medición corresponde a las normas establecidas, entonces podríamos hablar que estamos bajo una situación en la que todo está bajo control.

• Corrección. Si al medir los resultados estos no cumplen o corresponden con los estándares establecidos, se deben tomar medidas correctivas que determinen un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización, según sea el caso.

• Retroalimentación. Para que el ciclo quede cubierto es necesaria la retroalimentación, ya que a través de ella se realizarán los ajustes necesarios para ajustar las actividades al sistema administrativo en global.

6.4. Técnicas de control.

1. Sistemas de información. Son los medios que proporcionan información a los administradores para conocer el funcionamiento de todas las actividades y cargos de la organización.

2. Reportes e informes. Varían de una organización a otra; pero los más comunes son:

▪ Reportes de información.

▪ Informes de control (son utilizados en forma continua para el control de operaciones diarias).

3. Formas. Son documentos impresos utilizados para el registro de actividades relativas a cada departamento. Su importancia radica en que facilitan la transmisión de información.

4. Redes. Son una de las herramientas más importantes en la administración, ya que pueden aplicarse a todo tipo de empresa, sin importar su tamaño ni actividad. Los métodos más comunes utilizados por las redes son:

▪ Pert. Se basa en la utilización de tres tiempos para el desarrollo de una actividad: pesimista, optimista y muy probable.

▪ CPM. Sólo emplea una estimación de tiempo.

5. Investigación de operaciones. Este modelo refleja variables y restricciones en diferentes situaciones así como en las repercusiones sobre los objetivos y metas. Su objetivo principal es optimizar todos los recursos a través de la utilización del método científico.

6. Gráficas de Gantt. Este método se basa en el uso de gráficas de barras para indicar los tiempos estimados y reales para llevar a cabo una o varias tareas.

  6.4.1. Generales y específicas.

Técnicas de control general se utilizan en negocios hoy puede dividirse de forma segura en dos tipos:

• Control de la organización.

• Control operacional.

Por ejemplo, las empresas evaluación el diseño del sistema para conocer la eficacia y la eficiencia o el diseño. Cada organización como objetivos y planes estratégicos se alimenta de: Revisar y evaluar el desempeño de los versos de sistema estableciendo normas. Control operacional, se utiliza para refinar la salida diaria en relación a horarios, especificaciones y costos. Por ejemplo, toma el control de todos los inventarios de las materias primas, investiga la salida del producto y mide la calidad del producto. Incluyendo las estimaciones de gastos y así sucesivamente.

Técnicas específicas de control.

Se utilizan en la organización: Sistema de información de gestión: necesita información precisa y oportuna para controlar la organización.